关于填写本科毕业生档案转寄信息的注意事项

为确保毕业生档案准确、顺利、及时地转递至档案接收单位，各学院务必组织毕业生认真做好毕业生档案转递信息表填写工作。

一、各学院负责毕业生工作的老师，到科大学生档案管理群（群号286996981）下载本学院毕业生档案转递信息表，组织学生认真学习《关于应届毕业生档案及转递的几点说明》后，准确、规范地填写好此表内 “收档单位全称” “收档单位地址”“收档部门（人）”“收档部门（人）电话”“邮编”“备注”等档案转递信息。不得改动或增删原表中学院、专业、学号、姓名等已有信息。

二、“毕业生档案转递信息表”填写要求。

1、“收档单位地址”“收档单位全称”“ 收档部门(人)”“ 收档部门（人）电话”“邮编”“备注”栏参照以下样表填写。

2、“收档单位地址”“收档单位全称”等各栏信息务须依据《就业协议书》或报到证或调档函内写明的档案转寄的详细地址（如：XX省XX市XX区(县 )XX路(街) XX号）和准确的单位全称。

3、需要邮寄的档案“收档部门（人）电话”栏务须填写不能空缺，所填写的号码务须完整准确（固定电话需填写区号），电话通畅。

4、收档单位开具的调档函上说明需要注明个人姓名、编号或调档函号的，务须按要求在备注栏中填写。（见上表第⑥行）

5、“湖南省就业指导中心”托管的档案，填写收档单位，备注栏填“中心托管”，其它信息不需填写。（见上表第⑧行）

7、被本校研究生学院录取的应届毕业生档案，在“收档单位全称”栏填写 “湖南科技大学XX学院研招办”，其它信息不需填写。（见上表第⑩行）

8、个别留学校暂时保管的档案其信息表中“备注”一栏填写“留校”，其它信息不需填写。（见上表第11行）

9、收档单位开具的调档函上说明档案可由毕业生本人自提至接收单位的，在“收档单位全称”一栏填写单位全称，“备注”一栏填写“自提”，收档部门可填写可不填， 其它信息不需填写。（见上表第⑨行）

毕业生档案是通过邮政局“EMS标准快递”转递，请毕业生务必认真核实存放档案单位的名称及地址的准确信息，所填写的收档部门（人）电话务须准确通畅，以免影响档案的接收。

四、邮政“EMS标准快递”转递信件可依据邮件号查询，单独邮寄的档案档案室会及时提供运单号，毕业生可上网查询本人邮件信息，查询期限为3-6个月，可截图保留证据。毕业生本人需在8月1日至9月30日之间到接收档案单位查询、核实档案是否收到。

湖南科技大学学生档案室

                                            2021年4月21日